Notis Perlindungan Data Peribadi Untuk Pemohon Pekerjaan

NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI UNTUK PEMOHON PEKERJAAN

1. Kumpulan Wang Persaraan (Diperbadankan), bersama anak syarikat milik penuh (termasuk tetapi tidak terhad kepada, KWEST Sdn Bhd dan Prima Ekuiti (UK) Limited (“PEUK”)) dan entiti tujuan khas (special purpose entities) (secara kolektif “KWAP” atau “kami”) akan memproses data peribadi anda bagi membolehkan peluang pekerjaan anda bersama KWAP dipertimbangkan. Data peribadi anda akan diperoleh daripada:

Kurikulum Vitae (CV) / resume dan dokumen sokongan anda;
borang dan dokumen sokongan yang telah anda isi / serahkan, perlu atau mungkin dikehendaki untuk diisi / diserahkan;
interaksi dan komunikasi anda bersama KWAP melalui pelbagai kaedah termasuk e-mel, media sosial dan surat, panggilan telefon dan perbualan anda bersama kakitangan KWAP dan/atau ejen yang telah diberi kuasa oleh kami;
agensi pekerjaan atau platform pekerjaan (termasuk, tetapi tidak terhad kepada, LinkedIn dan Jobstreet); dan/atau
domain awam dan pihak ketiga seperti rujukan anda, bekas majikan atau majikan semasa, badan berkanun, atau agensi kerajaan, biro kredit atau agensi yang memberikan maklumat kredit atau maklumat lain.

2. Data peribadi anda yang mungkin dikumpul dan diproses termasuk tetapi tidak terhad kepada yang berikut:

identiti dan latar belakang anda (termasuk nama anda, nombor kad pengenalan / pasport atau salinannya, tarikh lahir, umur, jantina, bangsa, agama, kewarganegaraan, status perkahwinan, maklumat perubatan, tandatangan, gambar, sabitan lampau dan tindakan tatatertib lampau yang diambil terhadap anda) – kecuali pemohon bagi jawatan bersama PEUK, yang mana data mengenai identiti dan latar belakang yang akan dikumpul adalah lebih terhad;
maklumat perhubungan anda (termasuk nombor telefon, e-mel, alamat surat-menyurat dan nombor faks anda);
maklumat keluarga anda (termasuk nama, hubungan mereka dengan anda, nombor kad pengenalan / pasport atau salinannya, umur, jantina, tarikh lahir dan pekerjaan mereka);
maklumat perhubungan kecemasan anda (termasuk nama, hubungan mereka dengan anda dan butiran perhubungan mereka);
butiran kewangan anda (termasuk butiran perbankan dan pendedahan kebankrapan);
maklumat berkanun anda (termasuk Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP), Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO) dan nombor rujukan / pendaftaran cukai pendapatan anda);
sejarah pekerjaan anda; dan/atau
maklumat akademik anda (termasuk kelayakan, kemahiran, keputusan peperiksaan terdahulu, rekod akademik, penguasaan bahasa, kemahiran teknologi maklumat dan maklumat akademik yang berkaitan).

3. Dengan menandatangani Borang Persetujuan atau menandakan persetujuan anda dengan cara lain, anda membenarkan KWAP untuk memproses data peribadi anda mengikut Notis Perlindungan Data Peribadi ("Notis") ini (kecuali pemastautin United Kingdom ("UK") atau Kawasan Ekonomi Eropah ("EEA"), yang mana kebenaran tidak diperlukan sekiranya asas undang-undang lain terpakai, seperti yang dijelaskan di bawah):

Bagi pemastautin UK atau EEA

KWAP boleh mengumpul, menggunakan dan berkongsi maklumat anda berdasarkan satu atau lebih daripada asas undang-undang yang berikut:

seperti yang diperlukan untuk mematuhi kewajipan undang-undang kami;
bagi melindungi kepentingan anda, atau kepentingan pihak lain;
seperti yang diperlukan untuk kepentingan awam;
seperti yang diperlukan untuk kepentingan sah kami (atau pihak lain), kecuali di mana kepentingan tersebut diatasi oleh kepentingan anda atau hak dan kebebasan asas yang memerlukan perlindungan data peribadi, termasuk:
- bagi mempromosikan dan menjalankan fungsi KWAP;
- untuk menganjurkan dan menguruskan taklimat bagi pihak berkepentingan;
- bagi memberi insentif dan ganjaran kepada kakitangan KWAP;
- untuk mematuhi dasar/polisi dalaman KWAP; dan
- untuk melindungi KWAP (termasuk hak dan/atau harta kami) atau pihak lain, termasuk dalam konteks penyiasatan atau pertanyaan kawal selia.
untuk melaksanakan kewajipan kontrak kami, atau mengambil langkah atas permintaan anda sebelum memasuki kontrak dengan anda; dan
dengan persetujuan anda, melainkan kami mempunyai asas undang-undang lain untuk berbuat demikian.

4. Di mana yang berkenaan, kami akan memproses data dan maklumat peribadi anda bagi tujuan yang berikut:

bagi mempertimbangkan serta menilai kesesuaian dan kelayakan anda untuk sesuatu jawatan dalam KWAP;
bagi mewujudkan dan menyimpan senarai calon yang berpotensi untuk mengisi jawatan dalam KWAP pada masa hadapan;
bagi menjalankan pemeriksaan pra-pekerjaan termasuk rujukan, latar belakang dan/atau pemeriksaan kesihatan;
bagi tujuan perhubungan dan komunikasi, termasuk untuk kecemasan;
bagi pengurusan dan operasi sumber manusia;
bagi tujuan pentadbiran dan operasi;
bagi keselamatan dan akses sementara dalam KWAP (jika berkaitan);
bagi mematuhi dasar/polisi dalaman KWAP;
bagi tujuan pelaporan pengurusan dan mematuhi keperluan perundangan dan berkanun;
bagi melaporkan dan menyiasat aduan dan mencegah transaksi yang mencurigakan, aktiviti haram dan aktiviti lain yang menyalahi undang-undang termasuk tetapi tidak terhad kepada penipuan, rasuah dan pengubahan wang haram;
bagi tujuan pentadbiran dan pengurusan am; dan/atau
bagi apa-apa tujuan lain yang berkaitan, bersampingan atau lanjutan kepada tujuan di atas.

Maklumat yang anda berikan adalah diperlukan oleh pihak kami. Kecuali yang dinyatakan sebaliknya, semua maklumat yang diminta oleh KWAP adalah wajib. Jika anda tidak memberikan semua maklumat seperti yang diminta dan/atau tidak membenarkan kami memproses maklumat dengan sewajarnya, atau jika anda melarang kami daripada mendapatkan maklumat yang kami perlukan daripada domain awam dan pihak ketiga di atas, kami tidak akan dapat menyimpan rekod lengkap maklumat anda, dan ini akan menjejaskan keupayaan kami untuk mencapai tujuan seperti yang dinyatakan di atas..

Apabila anda memberi maklumat kepada kami, anda menjamin bahawa maklumat tersebut adalah tepat, lengkap, terkini dan benar. Di mana anda memberikan data peribadi pihak lain, seperti tanggungan, ahli keluarga anda, anda mengakui dan menjamin bahawa anda telah mendapat persetujuan mereka untuk kami memproses data peribadi mereka.

Bagi pemastautin UK atau EEA

Apabila kami memproses data yang anda berikan kepada kami berdasarkan persetujuan anda, anda mempunyai hak untuk menarik balik persetujuan anda pada bila-bila masa, tanpa menjejaskan kesahihan pemprosesan berdasarkan persetujuan sebelum penarikannya. Untuk melaksanakan hak anda, sila hubungi kami melalui maklumat perhubungan di bawah.

5. Penyimpanan data

KWAP menyimpan data sehingga ia tidak lagi diperlukan untuk memenuhi tujuan yang dinyatakan di atas. Ini adalah ditentukan berdasarkan kes demi kes yang bergantung kepada perkara-perkara seperti sifat data, tujuan ia dikumpul dan diproses dan keperluan penyimpanan di bawah undang-undang atau operasi yang berkaitan.

Dalam sesetengah keadaan, KWAP boleh menyingkirkan (anonymise) nama dalam maklumat anda atau mengumpulkannya dengan maklumat lain supaya ia tidak lagi boleh dikaitkan dengan anda, dimana dalam hal ini KWAP boleh menggunakan maklumat tersebut tanpa memberi notis lanjut kepada anda.

6. Data peribadi sensitif

Dengan menandakan persetujuan secara bertulis, anda telah bersetuju untuk memberikan persetujuan nyata (explicit consent) bagi kami memproses data peribadi sensitif anda seperti keadaan dan kesihatan mental atau fizikal anda, kepercayaan agama dan/atau salah laku (sivil atau jenayah, jika ada) untuk tujuan yang dinyatakan di atas atau seperti yang dikehendaki di bawah undang-undang.

Kami juga boleh mendapatkan maklumat peribadi sensitif anda daripada pihak lain sekiranya ia dibenarkan di bawah undang-undang.

Bagi pemastautin UK atau EEA

Anda boleh memilih untuk memberikan maklumat sensitif kepada kami mengenai bangsa atau etnik anda, kepercayaan agama atau falsafah, keahlian kesatuan sekerja, orientasi seksual, pendapat politik, kesihatan anda, dan/atau sabitan jenayah, tuduhan, prosiding dan kesalahan yang berkaitan dengan anda (“Maklumat Sensitif”). Ini tertakluk kepada perlindungan khas di bawah undang-undang EEA dan UK. Di mana KWAP mengumpul, menggunakan dan berkongsi Maklumat Sensitif anda dalam kes-kes di mana undang-undang perlindungan data UK / EEA terpakai, ia bergantung kepada satu atau lebih daripada asas undang-undang yang berikut:
- dengan persetujuan anda, yang anda boleh menarik balik pada bila-bila masa;
- di mana KWAP perlu melaksanakan kewajipan undang-undang kami atau melaksanakan hak berhubung dengan pekerjaan anda dengan kami. Ini adalah dokumen dasar/polisi kami yang sesuai bagi menjelaskan perlindungan diwajibkan oleh undang-undang untuk kami kekalkan apabila memproses data tersebut dan pemprosesan ini dibenarkan berdasarkan perenggan 1 (Employment, social security and social protection) Jadual 1 UK Data Protection Act 2018;
- di mana ia diperlukan kerana terdapat kepentingan awam yang substansial, seperti untuk memastikan peluang yang sama rata atau berhubung dengan skim pencen pekerjaan kami atau bertujuan untuk mencegah atau mengesan perbuatan yang menyalahi undang-undang. Ini adalah dokumen dasar/polisi kami yang sesuai bagi menjelaskan perlindungan yang diwajibkan oleh undang-undang untuk kami kekalkan apabila memproses data tersebut dan pemprosesan ini dibenarkan berdasarkan perenggan 8 (Equal opportunity of treatment), 9 (Racial and ethnic diversity at senior levels of organisations) dan/atau 10 (Preventing or detecting unlawful acts) Jadual 1 UK Data Protection Act 2018;
- untuk mewujudkan, melaksanakan atau mempertahankan tuntutan undang-undang; atau
- di mana maklumat telah didedahkan kepada umum oleh anda.
Prosedur kami untuk melindungi Maklumat Sensitif andaKami telah menyediakan prosedur untuk memastikan bahawa kami:
- menyemak ketepatan Maklumat Sensitif yang kami kumpul dan membetulkannya di mana perlu;
- meminimumkan amaun Maklumat Sensitif yang kami kumpul; dan
- menyemak secara berkala sebarang Maklumat Sensitif yang kami peroleh supaya maklumat tersebut dapat dihapuskan apabila ia tidak lagi diperlukan.
Kewajipan KWAP sebagai majikan
KWAP akan menggunakan Maklumat Sensitif anda seperti berikut:
- kami akan menggunakan maklumat yang berkaitan dengan cuti, yang mungkin termasuk cuti sakit atau cuti berkaitan dengan keluarga, bagi mematuhi undang-undang pekerjaan dan undang-undang lain;
- kami akan menggunakan maklumat anda berkenaan kesihatan fizikal atau mental, atau status kecacatan, untuk memastikan kesihatan dan keselamatan anda di tempat kerja dan untuk menilai kecergasan anda untuk bekerja, untuk menyediakan pelarasan tempat kerja yang sesuai, untuk memantau dan menguruskan ketidakhadiran kerana sakit dan untuk menguruskan faedah; dan
- kami akan menggunakan maklumat mengenai kenegaraan asal anda, untuk melaksanakan pemantauan dan pelaporan peluang yang sama rata.

7. Penzahiran data

KWAP boleh menzahirkan data peribadi anda kepada pihak-pihak berikut (termasuk yang berada di dalam dan di luar Malaysia) bagi tujuan yang dinyatakan dalam Notis ini:

ejen dan penasihat anda (termasuk tetapi tidak terhad kepada akauntan, juruaudit, peguam, penasihat kewangan atau penasihat profesional lain) dan mana-mana pihak lain yang dimaklumkan oleh dan diberi kuasa oleh anda;
mana-mana pihak, yang berada di bawah kewajipan kerahsiaan dan/atau yang telah menjalankan tanggungjawab untuk merahsiakan data tersebut;
pihak ketiga yang dilantik oleh KWAP bagi menyediakan perkhidmatan kepada KWAP atau bagi pihak kami (termasuk ejen KWAP, penasihat profesional, dan penyedia perkhidmatan lain);
syarikat berkaitan dengan KWAP, syarikat-syarikat bersekutu, sekutu dan rakan strategik;
calon pembeli atau pembeli sebenar, pengganti hak milik perniagaan atau saham (secara keseluruhan atau sebahagian) mana-mana anak syarikat KWAP, syarikat berkaitan, entiti dan sekutu yang dikawal bersama (termasuk penasihat dan wakil mereka) yang terhasil daripada penjualan perniagaan, pelupusan, pengambilalihan, penggabungan atau penyusunan semula yang berpotensi, dicadangkan atau sebenar; dan/atau
pihak lain, yang mana persetujuan terhadap penzahiran data peribadi anda telah diperoleh atau di mana penzahiran adalah diperlukan untuk mematuhi kewajipan undang-undang atau kawal selia.

Selain daripada yang tertera di atas, kami tidak akan menzahirkan data peribadi anda kepada mana-mana pihak ketiga yang lain tanpa persetujuan anda. Walau bagaimanapun, kami boleh menzahirkan data peribadi anda secara suci hati, sekiranya tindakan sedemikian diperlukan untuk mematuhi keperluan kerajaan atau agensi penguatkuasaan undang-undang (termasuk di luar negara), perintah mahkamah atau proses undang-undang, atau jika dikehendaki untuk berbuat demikian oleh undang-undang.

Bagi pemastautin UK atau EEA

Bagi memastikan maklumat anda mendapat tahap perlindungan yang mencukupi apabila kami memindahkan data ke mana-mana negara yang bukan tertakluk kepada keputusan kecukupan (adequacy decision), KWAP telah atau akan melaksanakan langkah-langkah yang sesuai, termasuk klausa kontrak yang standard. Sekiranya anda memerlukan maklumat lanjut mengenai perkara ini, sila hubungi kami melalui maklumat perhubungan di bawah.

8. Semakan rujukan

Jika anda telah memberikan kami maklumat anda berkenaan rujukan atau majikan terdahulu, sila ambil perhatian bahawasanya dengan menandakan persetujuan anda terhadap Notis ini, anda membenarkan kami untuk menghubungi rujukan atau majikan terdahulu anda, bagi membolehkan kami membuat sebarang pertanyaan yang diperlukan mengenai latar belakang dan/atau perwatakan anda.

9. Pembuatan Keputusan Secara Automatik

Bagi pemastautin UK atau EEA

KWAP tidak menjangkakan bahawa sebarang keputusan mengenai anda akan diambil oleh KWAP dengan menggunakan cara automatik, namun kami akan memaklumkan kepada anda dengan menyiarkan versi terkini Notis ini sekiranya keadaan ini berubah.

10. Hak untuk Mengadu

Bagi pemastautin UK atau EEA

Subjek data UK dan EEA mempunyai hak untuk membuat aduan kepada pihak berkuasa penyeliaan negara mereka untuk isu perlindungan data di mana KWAP bertindak sebagai pengawal data di bawah undang-undang perlindungan data UK atau EEA.

Untuk subjek data UK, pihak berkuasa penyeliaan adalah Pejabat Pesuruhjaya Maklumat UK (UK Information Commissioner’s Office).

11. Akses, pembetulan dan aduan

Jika anda ingin membuat sebarang pertanyaan atau aduan atau permintaan untuk mengakses, membetulkan atau mengehadkan pemprosesan data peribadi anda, anda boleh menghubungi Pengurus Perlindungan Data kami seperti berikut:
Tel : +603-21748095
Email : idpm@kwap.gov.my
Kami akan menangani permohonan anda secepat mungkin sejurus menerima permohonan tersebut. Sila ambil perhatian bahawa sebarang permintaan untuk mengakses atau membetulkan data peribadi mungkin tertakluk kepada bayaran dan kepada undang-undang perlindungan data semasa di Malaysia.
Bagi pemastautin UK atau EEA
1. Jika anda seorang pemastautin UK atau EEA, anda mempunyai hak untuk:
  - Meminta akses kepada maklumat peribadi anda (biasanya dikenali sebagai permintaan akses subjek data). Ini membolehkan anda meminta salinan maklumat peribadi anda yang disimpan oleh KWAP dan untuk memeriksa bahawa ia diproses secara sah;
  - Meminta untuk membetulkan maklumat peribadi anda;
  - Meminta pemadaman maklumat peribadi anda. Ini membolehkan anda meminta KWAP untuk memadam atau mengeluarkan maklumat peribadi di mana tiada sebab yang munasabah untuk KWAP terus memprosesnya;
  - Membantah pemprosesan maklumat peribadi anda di mana KWAP bergantung pada kepentingan yang sah sebagai dasar pemprosesan dan terdapat situasi tertentu yang membuatkan anda ingin membantah pemprosesan atas alasan ini;
  - Meminta sekatan pemprosesan maklumat peribadi anda. Ini membolehkan anda meminta KWAP untuk menggantung pemprosesan maklumat peribadi anda, contohnya jika anda ingin menentukan ketepatannya atau sebab pemprosesannya;
  - Meminta pemindahan maklumat peribadi anda kepada pihak lain (dalam beberapa keadaan, contohnya jika kami memproses data peribadi anda hasil daripada persetujuan anda di bawah undang-undang perlindungan data UK atau EEA, atau untuk memenuhi kontrak dengannya); dan/atau
  - Menarik balik persetujuan anda untuk memproses maklumat peribadi anda pada bila-bila masa di mana kami memproses data peribadi berdasarkan persetujuan anda, tanpa menjejaskan kesahihan pemprosesan berdasarkan persetujuan sebelum penarikannya.
2. Jika anda ingin membuat sebarang pertanyaan atau aduan, atau untuk melaksanakan hak anda di bawah undang-undang perlindungan data UK atau EU, anda boleh menghubungi Pengurus Perlindungan Data kami seperti berikut:
  Tel : +44 20 3595 1250
  Email : privacy@primaekuiti.co.uk

12. Pengawal Data

Bagi pemastautin UK atau EEA

Di bawah undang-undang perlindungan data UK dan EEA, pengawal data bertanggungjawab untuk memutuskan bagaimana ia menyimpan dan menggunakan maklumat anda. Bagi pemastautin EEA atau UK, KWAP, PEUK, anak syarikat milik penuh KWAP dan/atau entiti tujuan khas KWAP akan bertindak sebagai pengawal data, bergantung kepada pemprosesan yang berkaitan, dan dua atau lebih daripada mereka mungkin bertindak sebagai pengawal data bersama, apabila relevan.

Jika maklumat dikumpulkan secara langsung oleh PEUK (atau syarikat milik penuh atau entiti tujuan khas KWAP), mereka mungkin bertindak sebagai pemproses bagi pihak KWAP. Walau bagaimanapun, dalam sesetengah keadaan, contohnya di mana PEUK (atau syarikat milik penuh atau entiti tujuan khas KWAP) mempunyai hubungan langsung dengan vendor, mereka boleh bertindak sebagai pengawal data.

Kumpulan Wang Persaraan (Diperbadankan)

Aras 36, Integra Tower

The Intermark

348, Jalan Tun Razak

50400 Kuala Lumpur

Malaysia

No Talian Am: +603-21748000

Prima Ekuiti (UK) Limited

Prima Ekuiti

Suite 2, 9th Floor

Berkeley Square House

Berkeley Square, London, W1J 6DD

No Talian Am: +44 20 3595 1250

Bagi sebarang pertanyaan, sila hubungi Pengurus Perlindungan Data kami, yang mana maklumat perhubungannya dinyatakan di bawah Seksyen 11 di atas.

Sekiranya terdapat sebarang percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia Notis ini, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

Sila ambil perhatian bahawa sebarang pindaan kepada Notis ini akan disampaikan kepada anda melalui mod komunikasi yang sesuai.

Talian Bantuan KWAP